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Tools und Schnittstellen: CRM, Mail und Buchhaltung anbinden

Ihre Programme bleiben. n8n ist Open Source Software, die Ihre Systeme koppelt. Sie verbindet Programme zu einem Vorgang. Unten steht, was wir schon angebunden haben und wie wir prüfen, ob Ihr Tool passt.

Drei Wege in den Ablauf

Ob ein Tool passt, entscheidet die Schnittstelle. Viele Programme bringen einen fertigen Baustein mit. Wo er fehlt, sprechen wir die Programmierschnittstelle direkt an. Wo auch das fehlt, nutzen wir Datei, Mail oder Kalender als Brücke. Erst wenn kein Weg trägt, kommt Robotic Process Automation als Notlösung dazu.

  • Fertige Bausteine: Mail, Kalender, CRM, Cloud und Chat mit Anmeldung über die Instanz
  • Direkte Schnittstelle: REST, HTTP und Webhook für Lesen, Schreiben und Auslösen
  • Brücken ohne Schnittstelle: Datei, Ordner, Postfach und Kalender als Eingang
  • RPA im Notfall: bedient die Oberfläche, wenn kein anderer Weg existiert, mit klaren Grenzen bei der Wartung

Was wir schon verbunden haben

Stand aus laufenden Abläufen, ohne Kundennamen. Jedes Tool hängt an denselben Regeln: Zugangsdaten in der Instanz, Zugriffe nach Personen, Freigabe vor Versand oder Buchung.

  • Mail und Kalender

    Gmail, klassisches Postfach über IMAP und SMTP, Google Kalender und Kontakte. Formulare, Antworten und Termine laufen in denselben Vorgang.

  • CRM

    Salesforce, HubSpot und Directus als schlankes CRM. Leads und Kontakte entstehen einmal und werden danach ergänzt.

  • Buchhaltung

    Lexware und DATEV. Belege werden ausgelesen, gegen Duplikate geprüft und als Entwurf vorbereitet. Gebucht wird nach Prüfung.

  • Chat und Aufgaben

    Mattermost, Telegram, Chatwoot, Google Chat, Todoist und Google Tasks. Freigaben und Störungsmeldungen dort, wo das Team arbeitet.

  • Cloud und Daten

    Google Workspace mit Drive, Docs und Sheets, kDrive als Ablage, Postgres als Speicher. Dokumente, Tabellen und Kennzahlen kommen aus denselben Quellen.

  • KI als Schicht

    EU Systeme und Open Source Modelle für Entwürfe und Sortierung. Verbindlich wird etwas erst mit Regel oder Freigabe.

CRM im Detail: Salesforce und HubSpot

Salesforce haben wir angebunden. Die Edition entscheidet, was geht. In der Starter Suite laufen automatische Antworten, Lead Zuweisung, Email to Case und einfache Sequenzen. Der volle Flow Builder und der volle API Zugang fehlen dort. Ab der Pro Suite kommen eingeschränkte Flows plus API Zugang für externe Automatisierung mit n8n dazu. Unbegrenzte Flows, Orchestrierung und Genehmigungsprozesse gehören zur Enterprise Edition. Die genaue Zahl aktiver Flows prüfen wir vor dem Auftrag an Ihrer Edition. Für Tests nutzen wir die kostenfreie Developer Umgebung.

HubSpot hängt an denselben Abläufen: Kontakt, Firma und Verlauf an einer Stelle. Directus nutzen wir als schlanke Alternative, wenn kein großes CRM nötig ist: Kontakte, Karten und Akten aus Chat und Dateien, mit Abgleich gegen den Bestand.

  • Web to Lead und Web to Case legen Kontakte ohne Abtippen an
  • Email to Case macht aus Support Mails ein Ticket mit Verlauf
  • Lead Routing und automatische Antworten ab der Starter Suite
  • API und Flows für n8n ab der Pro Suite, unbegrenzt in Enterprise

Buchhaltung im Detail: Lexware und DATEV

Belege kommen aus Postfach oder Chat. Der Ablauf liest Beträge, Daten und Nummern aus, prüft Duplikate über eine Prüfsumme und legt den Beleg als Entwurf in Lexware. DATEV hängt am selben Muster für Übergabe und Ablage. Gebucht wird nach menschlicher Prüfung.

  • Eingang aus Postfach oder Chat, jedes Dokument wird gezählt
  • Duplikatprüfung über Prüfsumme vor dem Auslesen
  • Entwurf mit Kategorie, Steuer und Prüfhinweis
  • Freigabe durch einen Menschen, erst dann verbindlich

Ihr Tool fehlt oben: viele Programme lassen sich anbinden

Die Liste oben ist der Stand, nicht die Grenze. n8n bringt viele fertige Bausteine mit. Dazu kommen direkte Aufrufe über HTTP, Webhook und Datei. Auch Branchensoftware lässt sich oft einbinden, meist über Export, Ordner oder Mailfach. Im Notfall bedient RPA die Oberfläche wie ein Mensch.

  • Beispiele: Microsoft 365, Slack, Notion, Trello, Asana, Pipedrive, sevDesk. Ob Baustein oder direkte Schnittstelle, klärt der Blick in Ihre Edition und Ihre Rechte
  • Branche geht über Schnittstelle, Datei oder Mail: Handwerk, Kanzlei, Praxis, Handel
  • RPA nur als Notlösung: trägt einfache Klickwege, braucht Pflege bei jedem Update der Oberfläche
  • Vor dem Auftrag prüfen wir die Schnittstelle an echten Beispieldaten und sagen, welcher Weg trägt

Zugänge und Betrieb

Zugangsdaten liegen in der Instanz, nicht in Chats. Wer was darf, steht im Auftrag. Nach Projektende widerrufen wir Zugriffe. Betrieb und Sicherung laufen auf europäischer Infrastruktur. Managed Hosting heißt: wir betreiben Server, Updates und das, was den Prozess am Laufen hält.

Häufige Fragen

Ist unser Tool dabei?

Wahrscheinlich ja. Schreiben Sie im Kontaktformular, welche Programme beteiligt sind und welche Edition Sie nutzen. Wir prüfen Baustein, Schnittstelle und Rechte vor dem Auftrag und sagen ehrlich, ob es trägt. Was wir schon verbunden haben, steht oben unter den Gruppen.

Welche Salesforce Edition braucht n8n?

Für externe Automatisierung mit n8n brauchen Sie API Zugang, also Pro Suite oder Enterprise. Starter reicht für automatische Antworten, Verteilung und Email to Case, aber ohne vollen Flow Builder und ohne vollen API Zugang. Die genaue Zahl aktiver Flows prüfen wir vor dem Auftrag an Ihrer Edition.

Was passiert ohne Schnittstelle?

Dann nutzen wir Datei, Ordner, Postfach oder Kalender als Brücke. Reicht das nicht und ist der Klickweg stabil, kommt RPA als Notlösung dazu. Fertigungsstraßen gehören nicht dazu. Der Weg steht vor dem Bau schriftlich.

Wo liegen unsere Zugangsdaten?

In der Instanz, getrennt nach Personen und widerrufbar nach Projektende. Nicht in Chats, nicht in Mails. Die Abgrenzung steht im Vertrag.

Müssen wir neue Lizenzen kaufen?

Meist nicht. n8n verbindet Ihre Programme, kleine Lücken schließen Microservices als kleine Zusatzprogramme oder eine schlanke App. Neue Lizenzen nur, wo sie wirklich fehlen.

Können wir später selbst ändern?

Ja. Sie bekommen die relevanten Workflows und eine Übergabe, auch im Managed Hosting. Änderungen durch Dritte danach liegen außerhalb unserer Verantwortung, wenn keine Wartung vereinbart ist.

Wenn ein Ablauf in Ihrem Team Zeit frisst, beschreiben Sie ihn. Wir sagen ehrlich, ob sich Automatisierung lohnt.

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