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KI-Automatisierung mit menschlicher Freigabe

KI sortiert, fasst zusammen und schreibt Entwürfe. Verbindlich wird etwas erst, wenn Sie zustimmen. Modelle und Daten bleiben in der EU.

Das Prinzip: Entwurf von der Maschine, Entscheidung vom Menschen

Jede KI-Stufe in unseren Abläufen endet an einer klaren Stelle. Entweder ist das Ergebnis sicher genug für eine Regel, oder es wartet auf Ihre Freigabe. Unklarheiten bekommen einen Prüfhinweis statt einer geratenen Antwort.

  • KI bereitet vor: Texte, Sortierung, Zusammenfassung, Kategorien
  • Regeln entscheiden bei klaren Fällen: Duplikate, Grenzwerte, Pflichtfelder
  • Menschen geben frei, wo etwas nach außen geht: Versand, Buchung, Zahlung, Zusage, Freischaltung, Entzug
  • Unsichere Felder werden markiert: Status ungeprüft plus konkreter Hinweis, was zu prüfen ist

Modelle in der EU, Daten in der EU

Wir nutzen bevorzugt EU-Systeme, darunter leistungsfähige Open-Source-Modelle. Andere Modelle nur, wenn sie in der EU gehostet werden. Betrieb und Sicherung laufen auf europäischer Infrastruktur. Das ersetzt keine Auftragsverarbeitung, sie wird pro Projekt geschlossen.

  • Bevorzugt EU-Systeme und Open-Source-Modelle
  • Fremde Modelle nur mit Hosting in der EU
  • Zugangsdaten liegen in der Instanz, nicht in Chats
  • Zugriffe nach Personen, Widerruf nach Projektende
  • Kein verstecktes Training mit Ihren Kundendaten

Vier Muster aus laufenden Abläufen

Abstrahiert aus der Praxis, ohne Kundennamen. Jedes Muster folgt derselben Reihenfolge: aufnehmen, prüfen, erst dann verbindlich werden.

  1. 1. Aufnehmen

    Audio landet im Ablauf, automatisch in Stücke geteilt.

  2. 2. Verschriften

    Spracherkennung schreibt das Gespräch mit Sprechertrennung.

  3. 3. Zusammenfassen

    KI erstellt eine interne und eine neutrale Fassung für außen.

  4. 4. Freigabe

    Ein Mensch prüft und gibt frei, bevor etwas versendet wird.

  5. 5. Ablegen

    Protokoll und Dokument landen revisionssicher im System.

Muster A: Sprache zu Protokoll. Audio wird verschriftet, zusammengefasst und als Dokument abgelegt. Die Freigabe entscheidet, welche Fassung rausgeht.

  1. 1. Hinweis kommt rein

    Nachricht oder Datei aus dem Arbeitsalltag.

  2. 2. KI liest mit

    Modell zieht Personen, Firmen und Anliegen heraus.

  3. 3. Bestand prüfen

    Abgleich mit vorhandenen Kontakten und Firmen.

  4. 4. Anlegen oder ergänzen

    Neu nur, was fehlt. Sonst wird ergänzt.

  5. 5. CRM ist aktuell

    Kontakt, Firma und Verlauf sitzen an einer Stelle.

Muster B: Alltag zu CRM. Hinweise aus Chat und Dateien werden zu Kontakten. Was schon existiert, wird nicht doppelt angelegt.

  1. 1. Beleg kommt rein

    Rechnung aus Postfach oder Chat, Duplikate fliegen über Prüfsumme raus.

  2. 2. Auslesen

    Texterkennung liest Beträge, Daten und Nummern aus.

  3. 3. Einordnen

    KI schlägt Kategorie und Steuer vor, Unsicheres wird markiert.

  4. 4. Prüfen und freigeben

    Entwurf in der Buchhaltung, ein Mensch gibt frei.

  5. 5. Verbuchen

    Erst nach Freigabe wird der Beleg verbindlich.

Muster C: Beleg zu Buchung. Belege werden erkannt, geprüft und als Entwurf vorbereitet. Gebucht wird erst nach Prüfung.

  1. 1. Anlass steht

    Onboarding oder Ticket liefert den Kontext.

  2. 2. Entwurf

    KI schreibt den Text aus dem Vorgang, mit den offenen Punkten.

  3. 3. Freigabe

    Ein Mensch prüft Ton und Inhalt.

  4. 4. Versand

    Erst danach geht die Nachricht raus.

Muster D: Entwurf mit Freigabe. Willkommen oder Antwort. Verbindlich wird der Text erst nach Zustimmung.

Wo KI bewusst nicht entscheidet

Manche Schritte bleiben Handarbeit mit Systemunterstützung. Angebote mit Bindungswirkung, Zahlungen, Kündigungen und alles, was schwer rückgängig zu machen ist, braucht eine Person. Die KI liefert die Vorlage, die Verantwortung bleibt bei Ihnen.

  • Kein automatischer Versand an Kunden ohne Freigabe
  • Keine Buchung oder Zahlung ohne Prüfung
  • Keine Zusagen zu Terminen oder Preisen ohne Mensch
  • Kein Entzug von Zugängen ohne Freigabe
  • Jeder Vorgang bleibt nachvollziehbar mit Zeit und Status

Häufige Fragen

Welche KI-Modelle setzt ihr ein?

Bevorzugt EU-Systeme, darunter leistungsfähige Open-Source-Modelle. Andere Modelle nur, wenn sie in der EU gehostet werden. Welches Modell in Ihrem Ablauf läuft, steht im Auftrag.

Trainiert ihr Modelle mit unseren Daten?

Nein. Es gibt kein verstecktes Training mit Ihren Kundendaten. Verarbeitung nur auf Weisung, mit Auftragsvertrag und Löschung nach Projektende.

Was passiert, wenn die KI unsicher ist?

Dann rät sie nicht. Das Feld bekommt den Status ungeprüft und einen konkreten Prüfhinweis, zum Beispiel Rechnungsnummer prüfen oder Fälligkeitsdatum prüfen.

Kann die KI bei uns auch ohne Freigabe senden?

Nur dort, wo das Risiko es erlaubt und Sie es schriftlich so wollen, etwa bei rein internen Hinweisen. Alles, was nach außen geht oder Geld bewegt, bleibt an eine Freigabe gebunden.

Wo sehe ich, was die KI getan hat?

Jeder Vorgang bekommt einen Protokolleintrag mit Zeit und Status. Entwürfe, Freigaben und Versand bleiben damit belegbar.

Wenn ein Ablauf in Ihrem Team Zeit frisst, beschreiben Sie ihn. Wir sagen ehrlich, ob sich Automatisierung lohnt.

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