Dokumentenautomatisierung: PDF-Daten auslesen und prüfen

Wenn Angaben aus Dokumenten immer wieder abgetippt werden

Ihr Team erhält Unterlagen als PDF, Scan oder andere Datei, sucht Angaben heraus und überträgt sie in Tabellen, Fachprogramme oder neue Dokumente. Dabei kostet oft die Zuordnung mehr Arbeit als das reine Lesen: Welcher Vorgang gehört dazu? Welche Angaben fehlen? Welche Vorlage ist richtig? Wer darf das Ergebnis weitergeben?

Ein sinnvoller Dokumentenablauf umfasst deshalb Eingang, Prüfung und Weiterverarbeitung. Wir beginnen mit einer begrenzten Dokumentenart und einem klaren Ziel, zum Beispiel einer ausgefüllten Vorlage oder einem geprüften Datensatz für ein vorhandenes Programm.

Drei mögliche Anwendungen: vom Original zur geprüften Ausgabe

Diese allgemeinen Beispiele zeigen unterschiedliche Dokumentenabläufe. Welche Dokumentarten und Ausgaben zu Ihrem Betrieb passen, wird vor der Umsetzung geprüft.

• Rechnungs-PDF → geprüfte Belegdaten

  Eine eingehende Rechnung liefert etwa Absender, Datum und Beträge. Die zuständige Person vergleicht die Angaben mit dem Original und klärt Abweichungen. Erst danach werden Daten über den vereinbarten Weg an die Buchhaltung übergeben.

• Antrag → strukturierter Vorgang

  Ein ausgefülltes Formular und seine Anlagen werden einem Vorgang zugeordnet. Fehlende Pflichtangaben gehen zur Bearbeitung zurück. Nach Prüfung entsteht ein Datensatz, mit dem das Fachteam weiterarbeiten kann.

• Lebenslauf → Profil in Ihrer Vorlage

  Für Personalvermittlungen lassen sich Lebensläufe und weitere Unterlagen für ein einheitliches Kandidatenprofil aufbereiten. Mitarbeitende prüfen die Angaben vor der Ausgabe als Word oder PDF. Gemeint ist Dokumentenaufbereitung; eine Bewerberbewertung ist damit nicht verbunden.

Was bei unklaren Angaben passiert

• Pflichtangaben und erlaubte Werte für jedes benötigte Feld festlegen.
• Originaldatei und erkannte Angaben so zuordnen, dass die zuständige Person sie vergleichen kann.
• Fehlende Werte, widersprüchliche Angaben und unbekannte Dokumentenarten zur Bearbeitung aussteuern.
• Doppelte Eingänge und bereits verarbeitete Vorgänge berücksichtigen.
• Korrektur, erneute Prüfung und Freigabe als feste Arbeitsschritte vorsehen.

Ein unleserliches Datum soll nicht stillschweigend zu einem verbindlichen Termin werden. Auch ein plausibel wirkender Wert kann falsch zugeordnet sein. Deshalb legen wir mit Ihnen fest, was automatisch geprüft werden kann, welche Fälle Menschen bearbeiten und welche Ausgaben vor ihrer Verwendung freigegeben werden müssen.

Was Sie mit dem Projekt erhalten können

• Strukturierte Daten

  Benötigte Angaben werden in vereinbarte Felder überführt und einem Vorgang zugeordnet. Felddefinitionen und Prüfregeln gehören zur fachlichen Klärung.

• Vorbereitete Dokumente

  Geprüfte Angaben füllen eine abgestimmte Vorlage. Inhalt, Version und Freigabeverantwortung werden für den jeweiligen Dokumenttyp festgelegt.

• Eine Ansicht zur Prüfung

  Wenn Ihr vorhandenes Programm dafür keine geeignete Ansicht bietet, kann eine schlanke Web-App Original, Daten und offene Aufgaben zusammenführen.

• Eine definierte Übergabe

  Daten werden nach der vereinbarten Prüfung an Ablage, Fachprogramm oder Buchhaltung übergeben. Die konkrete Anbindung wird auf ihre Möglichkeiten geprüft.

Der vereinbarte Lieferumfang beschreibt, welche Eingänge verarbeitet werden, welche Ausgaben entstehen und wo die automatische Verarbeitung endet. Er enthält auch die Bearbeitung von Fehlerfällen, die Dokumentation und die Verantwortung für den laufenden Betrieb.

Qualität mit Ihren Unterlagen bewerten

Schlechte Scans, Handschrift, wechselnde Layouts und uneindeutige Formulierungen können die Erkennung und Zuordnung erschweren. Wir versprechen keine vollständige oder fehlerfreie Erfassung. Entscheidend ist, ob der Ablauf mit Ihren Dokumenten verlässlich genug arbeitet und ob der verbleibende Prüfaufwand sinnvoll ist.

Dafür bestimmen wir gemeinsam eine repräsentative Auswahl einschließlich schwieriger Fälle. Vor einer breiteren Nutzung wird geprüft, welche Felder richtig übernommen wurden, welche Fälle Nacharbeit brauchen und ob fehlerhafte Ausgaben aufgehalten werden. Für neue Dokumentenarten und geänderte Vorlagen ist eine erneute Prüfung nötig.

Personenbezogene oder vertrauliche Unterlagen brauchen einen vereinbarten Umgang. Vor dem Test klären wir Datenumfang, Zugriff, Verarbeitungssysteme und Aufbewahrung. Für eine erste Beschreibung reichen anonymisierte Beispiele ohne unnötige sensible Inhalte.

Mit einer Dokumentenart beginnen

Beschreiben Sie, welche Unterlagen eingehen, welche Angaben gebraucht werden und was heute daraus entsteht. Wichtig sind auch Häufigkeit, unterschiedliche Formate und die Person, die das Ergebnis freigibt. Aus diesen Angaben grenzen wir einen ersten Baustein ab und bewerten Aufwand, Nutzen und laufende Kosten.

• Budgetrahmen

  Preisorientierung und die Abgrenzung kleiner Bausteine von umfassenden Projekten finden Sie bei den Leistungen.

• KI als Methode

  Wann KI helfen kann und an welchen Stellen fachliche Prüfung erforderlich bleibt.

• Allgemeine Ablaufbeispiele

  Dokumente im Zusammenhang mit Anfragen, Aufträgen und weiteren Arbeitsschritten betrachten.

• Datenschutz und Projektklärung

  Die Fragen zu Unterlagen, Anbietern, Hosting und Löschung vorab klären.

Häufige Fragen